Politica de confidențialitate

1. Domeniul de aplicare al Politicii de confidențialitate

Prezenta Politică de confidențialitate se aplică atunci când BTB prelucrează date cu caracter personal în legătură cu:

• utilizarea site-ului web;
• solicitările de servicii;
• cererile de rezervare a feribotului;
• asistența privind documentația vamală, de tranzit, ENS / ICS2, CHED, veterinară, fitosanitară sau de altă natură;
• coordonarea portuară, de terminal, de feribot, feroviară sau operațională;
• procesarea plăților;
• facturile, solicitările de plată sau linkurile de plată;
• comunicările prin email, telefon, SMS, formulare de pe site, aplicație, aplicații de mesagerie sau alte canale;
• schimbul de documente;
• asistența pentru clienți;
• activitățile de contabilitate, juridice, de conformitate și administrative.

Prezenta Politică de confidențialitate se aplică datelor cu caracter personal ale Clienților, reprezentanților companiilor, șoferilor, transportatorilor, persoanelor de contact, partenerilor, furnizorilor, vizitatorilor site-ului și ale altor persoane ale căror date pot fi furnizate către BTB în legătură cu o solicitare sau un serviciu.

2. Categorii de date cu caracter personal pe care le putem prelucra

În funcție de serviciu și de interacțiune, BTB poate prelucra următoarele categorii de date cu caracter personal:

• numele și prenumele;
• denumirea companiei și rolul / funcția;
• adresa de email;
• numărul de telefon;
• datele de facturare;
• datele de contact;
• corespondența și istoricul comunicărilor;
• detaliile solicitării de servicii;
• detaliile cererii de rezervare;
• referințele de plată și informațiile din facturi;
• detaliile transferurilor bancare, unde este cazul;
• numerele de înmatriculare ale vehiculelor și remorcilor;
• informațiile privind înmatricularea vehiculelor;
• numele și datele de contact ale șoferului;
• datele pașaportului sau ale actului de identitate al șoferului, unde sunt necesare pentru serviciu;
• documentele de transport;
• datele din CMR;
• datele din conosament;
• datele din facturi și listele de colisaj;
• datele de contact ale destinatarului și ale expeditorului;
• referințele declarațiilor vamale, de tranzit, ENS / ICS2, CHED sau de altă natură;
• MRN sau alte referințe operaționale;
• documentele aferente mărfii care pot conține date cu caracter personal;
• linkurile de partajare a documentelor sau fișierele trimise către BTB;
• datele tehnice ale site-ului, cum ar fi adresa IP, tipul browserului, informațiile despre dispozitiv și datele de utilizare;
• datele legate de cookie-uri, astfel cum sunt descrise în Cookie Policy;
• numele de utilizator din aplicația de mesagerie, numele profilului sau alt identificator al aplicației de mesagerie, unde este disponibil;
• canalul de comunicare selectat, cum ar fi Telegram sau Viber;
• informații privind formularul de generare a lead-ului sau sursa solicitării;
• mesaje, fișiere și istoricul comunicărilor transmise prin instrumentele de generare a lead-urilor, CRM sau de mesagerie utilizate de BTB;
• orice alte date cu caracter personal furnizate voluntar către BTB sau necesare pentru serviciul solicitat.

BTB nu solicită date cu caracter personal care nu sunt necesare. Clientul nu ar trebui să furnizeze date cu caracter personal care nu sunt necesare pentru serviciul solicitat.

3. Date cu caracter personal furnizate de Clienți despre alte persoane

În multe operațiuni de logistică, vamale, de feribot, portuare și de transport, Clientul poate furniza date cu caracter personal despre alte persoane, inclusiv șoferi, reprezentanți ai companiilor, transportatori, expeditori, destinatari sau persoane de contact operaționale.

Clientul este responsabil să se asigure că astfel de date cu caracter personal sunt furnizate în mod legal și că persoanele respective sunt informate, unde este necesar, că datele lor pot fi comunicate către BTB și prelucrate pentru serviciul solicitat.

Clientul ar trebui să furnizeze numai datele cu caracter personal care sunt necesare, exacte, complete și relevante pentru serviciu.

BTB se poate baza pe datele cu caracter personal și pe documentele furnizate de Client în scopul prestării serviciului solicitat.

4. Scopurile prelucrării

BTB poate prelucra date cu caracter personal în următoarele scopuri:

• soluționarea solicitărilor de servicii;
• identificarea Clientului și a persoanei de contact;
• verificarea documentelor și a informațiilor furnizate de Client;
• pregătirea, procesarea sau coordonarea serviciilor solicitate;
• furnizarea de asistență vamală, de tranzit, ENS / ICS2, CHED, veterinară, fitosanitară, portuară, de terminal, de feribot, feroviară sau de logistică;
• coordonarea cererilor de rezervare a feribotului;
• comunicarea cu Clienții, șoferii, transportatorii, operatorii, agenții, autoritățile și terții;
• emiterea de facturi, facturi proforme, solicitări de plată sau linkuri de plată;
• procesarea și confirmarea plăților;
• furnizarea de actualizări privind serviciile, instrucțiuni, confirmări sau referințe;
• gestionarea anulărilor, rambursărilor, reclamațiilor sau litigiilor;
• păstrarea evidențelor contabile și fiscale;
• respectarea cerințelor legale, de reglementare, vamale, fiscale, contabile sau ale autorităților;
• protejarea drepturilor și a intereselor legitime ale BTB;
• prevenirea fraudelor, a utilizării abuzive, a accesului neautorizat sau a abuzurilor de plată;
• îmbunătățirea funcționalității site-ului, a securității și a experienței utilizatorului;
• păstrarea evidențelor comunicărilor și ale serviciilor.

5. Temeiurile juridice ale prelucrării

În funcție de situație, BTB poate prelucra date cu caracter personal pe baza unuia sau mai multora dintre următoarele temeiuri juridice:

• executarea unui contract sau demersuri efectuate înainte de încheierea unui contract;
• respectarea obligațiilor legale;
• interesele legitime urmărite de BTB sau de un terț;
• consimțământul, unde este cerut de legislația aplicabilă;
• constatarea, exercitarea sau apărarea unor drepturi în justiție;
• protejarea intereselor vitale, numai în situații excepționale, unde este cazul.

Interesele legitime ale BTB pot include prestarea serviciilor solicitate, coordonarea operațiunilor logistice, comunicarea cu Clienții și cu terții, prevenirea fraudelor, păstrarea evidențelor, protejarea drepturilor legale, gestionarea litigiilor și asigurarea securității site-ului și a plăților.

Atunci când prelucrarea se bazează pe consimțământ, persoana își poate retrage consimțământul în orice moment, fără a afecta legalitatea prelucrării efectuate înainte de retragere.

6. Datele de plată și NETOPIA Payments

BTB poate prelucra informații legate de plăți, cum ar fi numărul facturii, referința de plată, suma de plată, stadiul plății, referința tranzacției, numele plătitorului, datele companiei și confirmarea plății.

Plățile online cu cardul sunt procesate prin NETOPIA Payments.

BTB nu stochează datele complete ale cardului.

Datele cardului, autorizarea plății, verificările 3D Secure, verificările de prevenire a fraudelor, confirmarea plății și procesarea rambursărilor pot fi gestionate de NETOPIA Payments, bănci, emitenții cardurilor, schemele de carduri și alți furnizori de infrastructură de plată, conform propriilor obligații legale și condiții de confidențialitate.

BTB poate primi stadiul plății, referințele tranzacțiilor și alte confirmări legate de plată necesare pentru identificarea, reconcilierea și procesarea plății.

7. Datele site-ului web și cookie-urile

Atunci când o persoană vizitează site-ul BTB, BTB poate prelucra date tehnice, cum ar fi adresa IP, tipul browserului, informațiile despre dispozitiv, paginile vizitate, data și ora accesării și alte informații tehnice necesare pentru securitatea, funcționalitatea și analiza site-ului.

Cookie-urile și tehnologiile similare pot fi utilizate pentru funcționarea site-ului, securitate, preferințe, analiză sau alte scopuri descrise în Cookie Policy.

Mai multe informații despre cookie-uri sunt furnizate în Cookie Policy, document separat.

8. Canale de comunicare

BTB poate comunica și face schimb de informații prin canale de comunicare digitale și operaționale, inclusiv:

• email;
• formulare de pe site-ul web;
• aplicația BTB sau fluxurile de solicitare online;
• fluxurile online de plată sau de rezervare;
• aplicații de mesagerie;
• SMS;
• comunicare telefonică;
• linkuri de partajare a documentelor;
• fișiere electronice;
• alte canale de comunicare convenite sau utilizate cu Clientul.

Datele cu caracter personal pot fi prelucrate prin aceste canale atunci când este necesar pentru gestionarea solicitărilor, prestarea serviciilor, transmiterea confirmărilor, solicitarea documentelor lipsă, furnizarea instrucțiunilor operaționale, procesarea plăților sau gestionarea reclamațiilor.

Clientul este responsabil pentru furnizarea unor date de contact corecte și pentru monitorizarea canalelor de comunicare utilizate pentru serviciu.

8.1. Leeloo.ai, Telegram și Viber

BTB poate utiliza Leeloo.ai și funcționalitățile aferente de generare a lead-urilor, CRM și mesagerie pentru a primi, direcționa, organiza și gestiona solicitările de servicii transmise de Clienți sau de vizitatorii site-ului.

Atunci când o persoană transmite informații printr-un formular BTB de generare a lead-urilor sau alege să continue comunicarea prin Telegram sau Viber, BTB poate prelucra informațiile transmise prin formular, canalul de comunicare selectat, identificatorii aferenți aplicației de mesagerie, unde sunt disponibili, istoricul comunicărilor, detaliile solicitării de servicii și fișierele sau documentele furnizate voluntar de persoana respectivă.

BASARABIA TRANSIT BRIDGE S.R.L. rămâne operatorul de date cu caracter personal pentru datele prelucrate în legătură cu solicitările de servicii BTB. Atunci când Leeloo.ai prelucrează date cu caracter personal în numele BTB pentru furnizarea funcționalităților de generare a lead-urilor, CRM, mesagerie sau a funcționalităților tehnice conexe, acesta acționează ca furnizor de servicii / persoană împuternicită de operator în raport cu o astfel de prelucrare.

Telegram și Viber sunt platforme independente de comunicare furnizate de terți. Atunci când o persoană alege să comunice cu BTB prin Telegram sau Viber, datele cu caracter personal pot fi prelucrate și de platforma relevantă în conformitate cu propriile condiții, politica de confidențialitate și funcționarea tehnică a acesteia.

Informațiile primite prin aceste canale pot fi utilizate pentru identificarea și soluționarea solicitării, comunicarea cu Clientul, determinarea serviciului solicitat, solicitarea informațiilor sau documentelor lipsă, păstrarea istoricului comunicărilor și, după caz, crearea sau gestionarea unei solicitări de servicii BTB.

Informațiile privind solicitările de servicii colectate prin aceste canale nu sunt utilizate de BTB pentru marketing direct fără legătură cu solicitarea, cu excepția cazului în care BTB dispune de un alt temei juridic aplicabil sau obține un consimțământ separat, atunci când legea impune acest lucru.

9. Destinatarii datelor cu caracter personal

În funcție de serviciu, BTB poate comunica date cu caracter personal către:

• autoritățile vamale;
• autoritățile competente;
• organismele veterinare, fitosanitare sau de inspecție;
• operatorii portuari;
• operatorii de terminal;
• operatorii de feribot;
• operatorii feroviari;
• liniile maritime;
• transportatorii și companiile de transport;
• casele de expediții și partenerii logistici;
• agenții și subcontractanții;
• băncile și procesatorii de plăți;
• NETOPIA Payments;
• furnizorii de servicii de contabilitate;
• consultanții juridici;
• furnizorii de servicii IT, de găzduire, de site web, de email, de aplicații, de securitate și de comunicare;
• Leeloo.ai și alți furnizori de infrastructură pentru generarea lead-urilor, CRM sau mesagerie utilizați de BTB;
• Telegram și Viber, atunci când Clientul alege platforma relevantă drept canal de comunicare;
• furnizorii de servicii de curierat sau de livrare a documentelor, unde este cazul;
• autoritățile publice, instanțele, organele de executare sau autoritățile de reglementare, unde legea impune acest lucru.

BTB comunică date cu caracter personal numai atunci când este rezonabil necesar pentru serviciul solicitat, procesarea plăților, conformitatea legală, contabilitate, soluționarea litigiilor, prevenirea fraudelor sau protejarea drepturilor BTB.

10. Transferuri internaționale de date

Unele servicii BTB pot implica rute, parteneri, operatori, autorități, porturi, terminale, transportatori sau agenți situați în afara European Economic Area.

Acest lucru poate include, în funcție de rută și de serviciu, țări precum Moldova, Ukraine, Turkey, Georgia, Serbia, North Macedonia sau alte țări implicate în operațiunea de transport, feribot, vamală, de tranzit sau de logistică.

Atunci când datele cu caracter personal trebuie transferate în afara European Economic Area, BTB va face acest lucru numai atunci când este necesar pentru serviciul solicitat sau atunci când este disponibil un alt mecanism legal de transfer conform normelor aplicabile privind protecția datelor.

Clientul înțelege că serviciile internaționale de transport și logistică pot necesita comunicarea anumitor date cu caracter personal către autorități, operatori, agenți, transportatori sau parteneri din afara European Economic Area, în vederea prestării serviciului solicitat.

Unii furnizori de servicii digitale de comunicare, CRM, generare a lead-urilor sau mesagerie utilizați de BTB pot prelucra sau stoca date cu caracter personal în țări situate în afara Spațiului Economic European. Unde este cazul, BTB va utiliza sau se va baza pe un mecanism legal de transfer adecvat sau pe o altă garanție prevăzută de legislația aplicabilă privind protecția datelor.

11. Perioada de stocare

BTB păstrează datele cu caracter personal numai atât timp cât este necesar pentru scopurile pentru care au fost colectate.

Perioadele de stocare pot depinde de:

• stadiul serviciului;
• stadiul contractului sau al solicitării;
• obligațiile contabile și fiscale;
• cerințele vamale, de transport sau ale autorităților;
• procesarea plăților și a rambursărilor;
• gestionarea reclamațiilor sau a litigiilor;
• termenele legale de prescripție;
• nevoile de prevenire a fraudelor și de securitate;
• obligațiile legale, de reglementare sau operaționale.

Atunci când datele cu caracter personal nu mai sunt necesare, BTB le poate șterge, anonimiza sau arhiva conform normelor aplicabile și procedurilor interne.

12. Securitatea datelor

BTB aplică măsuri tehnice și organizatorice rezonabile pentru a proteja datele cu caracter personal împotriva accesului neautorizat, pierderii, utilizării abuzive, modificării sau divulgării.

Astfel de măsuri pot include controale de acces, practici de comunicare securizată, acces intern limitat, proceduri de gestionare a documentelor, măsuri de securitate IT și controale asupra furnizorilor de servicii.

Cu toate acestea, nicio comunicare electronică, niciun site web, email, aplicație de mesagerie, sistem de plată sau transmisie digitală nu poate fi garantată ca fiind complet sigură.

Clienții ar trebui să evite transmiterea de date cu caracter personal care nu sunt necesare și să utilizeze canale de comunicare securizate, acolo unde este posibil.

13. Drepturile persoanelor vizate

Sub rezerva legislației aplicabile și a condițiilor prevăzute de aceasta, persoanele fizice pot avea următoarele drepturi cu privire la datele lor cu caracter personal:

• dreptul de acces;
• dreptul la rectificare;
• dreptul la ștergere;
• dreptul la restricționarea prelucrării;
• dreptul de a se opune prelucrării;
• dreptul la portabilitatea datelor;
• dreptul de a retrage consimțământul, atunci când prelucrarea se bazează pe consimțământ;
• dreptul de a depune o plângere la autoritatea competentă de supraveghere.

Solicitările privind datele cu caracter personal pot fi transmise la: info@bt-bridge.com

BTB poate solicita informații suplimentare pentru verificarea identității persoanei care formulează solicitarea și pentru identificarea datelor relevante.

BTB va răspunde solicitărilor privind protecția datelor în termenul prevăzut de legislația aplicabilă.

14. Plângeri către autoritatea de supraveghere a protecției datelor

Dacă o persoană consideră că BTB prelucrează date cu caracter personal cu încălcarea normelor aplicabile privind protecția datelor, persoana respectivă poate contacta mai întâi BTB la: info@bt-bridge.com

Persoana poate avea, de asemenea, dreptul de a depune o plângere la autoritatea competentă de supraveghere.

În Romania, autoritatea competentă de supraveghere este Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal (ANSPDCP).

15. Exactitatea datelor cu caracter personal

Clientul trebuie să se asigure că datele cu caracter personal și documentele furnizate către BTB sunt exacte, complete și actualizate.

Dacă datele cu caracter personal se modifică sau sunt incorecte, Clientul ar trebui să informeze BTB cât mai curând posibil.

BTB nu este responsabilă pentru întârzieri în prestarea serviciilor, depuneri incorecte, probleme de rezervare, probleme de plată, comunicări eșuate sau consecințe operaționale cauzate de date cu caracter personal incorecte, incomplete sau neactualizate furnizate de Client.

16. Datele copiilor

Serviciile BTB sunt destinate scopurilor de afaceri, de logistică, vamale, de transport, de feribot și scopurilor operaționale conexe.

BTB nu solicită cu bună știință și nu prelucrează în mod intenționat date cu caracter personal ale copiilor prin intermediul serviciilor sale.

Dacă BTB constată că au fost furnizate date cu caracter personal ale copiilor fără un motiv valid sau fără un temei legal, BTB poate șterge sau restricționa astfel de date, după caz.

17. Procesul decizional automatizat

BTB nu utilizează datele cu caracter personal pentru un proces decizional automatizat care produce efecte juridice asupra persoanelor fizice sau care le afectează în mod similar într-o măsură semnificativă.

Anumite verificări privind plățile, prevenirea fraudelor, securitatea, verificările bancare sau autorizarea cardurilor pot fi efectuate de procesatorii de plăți, bănci, emitenții cardurilor sau alți furnizori de infrastructură de plată, conform propriilor reguli și condiții de confidențialitate.

18. Modificări ale Politicii de confidențialitate

BTB poate actualiza periodic prezenta Politică de confidențialitate.

Versiunea actualizată va fi publicată pe site-ul BTB și va indica data intrării în vigoare.

Clienții și vizitatorii site-ului sunt încurajați să consulte periodic prezenta Politică de confidențialitate.

Continuarea utilizării site-ului sau a serviciilor BTB după publicarea unei versiuni actualizate a Politicii de confidențialitate poate fi considerată acceptare a versiunii actualizate, în măsura permisă de legislația aplicabilă.